En este contexto, el control de contratistas se vuelve clave en la operación. ¿Cómo asegurar un control ágil y eficiente?
La tercerización de servicios es una tendencia global que viene en aumento y se acentuó con la pandemia. Muchas empresas han tenido que replantearse sus negocios debido a estructuras pesadas, tanto de infraestructura como de recursos. En Argentina, incrementó un 11% en el último año, y el crecimiento, segmentado por industria, fue de 13% en Minería, 10% Oil&Gas, 12% Industria, 9% Energía y 6% en Telecomunicaciones.
En este contexto, el control de contratistas se vuelve fundamental, impulsando un crecimiento de los servicios BPO a nivel regional.
Actualmente la salud y seguridad son protagonistas y las empresas tienen mayor necesidad de realizar controles rigurosos dentro y fuera de sus instalaciones. A su vez, y por la necesidad de dar cumplimiento a los protocolos, un 30% de las empresas incrementaron sus requisitos de control a partir de la pandemia.
La gestión de contratistas, regulada por la legislación nacional y los estándares internacionales, obliga a todas las organizaciones que requieran de otras compañías para llevar adelante sus procesos a cumplir con ciertos requisitos.
“El proceso de Control de Contratistas consiste en administrar toda la documentación laboral, previsional, seguros, medio ambiente y sustentabilidad, como así también el Compliance entre otros, de forma periódica y ordenada, para prevenir contingencias y mejorar el grado de sustentabilidad de la empresa al contratar servicios. Implica un seguimiento detallado y minucioso de los proveedores y sus empleados”, detalla Eduardo Etcheverry, jefe de Control de Contratistas en Gestión Compartida.
Cuando ese control se realiza dentro de las empresas, suele estar descentralizado, es decir, una parte la tiene a su cargo Legales, otra RRHH, otra Seguridad e Higiene, lo que genera que, al momento de una contingencia o reclamo laboral, no se pueda acceder de forma rápida y ágil a la información. Por otro lado, al tratarse de un control periódico, requiere de la implementación de tecnología que soporte el proceso del cliente y la gestión del equipo a cargo del control, que a su vez sirva como repositorio para un rápido acceso, y emita reportes para la toma de decisiones, entre tantas otras ventajas.
El uso de tecnología aplicada permite la integración de todas las áreas involucradas en un único proceso, brindando agilidad y seguridad al negocio. Algunas de estas son Machine Learning (IA) para el reconocimiento y validación automática de formularios, emisión de credenciales con códigos QR o aplicaciones móviles para el control de acceso a plantas o edificios, integración con sistemas de logística u órdenes de trabajo para la asignación de personas, vehículos o maquinarias habilitados y capacitados para dichas tareas.
Además el acceso a información para la gestión y análisis en tiempo real y unificada es fundamental para la toma de decisiones en un área cada día máscrítica como es el control de contratistas.
Se trata de establecer y mantener procesos que garanticen el cumplimiento de los requisitos. Y en eso Gestión Compartida tiene experiencia. La empresa de Outsourcing y Tecnología del Grupo Clarín y número 1 en Payroll en Argentina, brinda un servicio profesional con tecnología y cobertura regional, aportando su experiencia en las industrias de energía, petróleo, minería, servicios y telecomunicaciones.
Entre los clientes a los que brinda soporte se encuentran: Tecpetrol Argentina (presente en Salta, Comodoro Rivadavia y Vaca Muerta), DirecTV (a nivel regional), Newmont Argentina, Ford Argentina, Farmacity, TetraPak (regional cono sur), Colgate Palmolive (regional cono sur), Laboratorios Bagó, Hospital Austral y Universidad de San Andrés, entre otros. Y por supuesto, las empresas del Grupo Clarín: Artear, AGEA, Radio Mitre, Pol-ka, TyC.
El intercambio documental entre empresas suele ser difícil, dando lugar a procesos de gestión poco efectivos. Sin embargo, la tercerización de este proceso evita destinar recursos propios al desarrollo de una tarea non core de la empresa. “La tercerización implica la implementación de un servicio de activación y seguimiento de proveedores, como también el soporte en tecnología que permita tener toda la información centralizada en un mismo lugar”, asegura Etcheverry.
“Desde Gestión Compartida apuntamos a un servicio integral que beneficie tanto a clientes como a contratistas. Entendemos que es clave para el negocio que los proveedores puedan gestionar su documentación de forma ágil y sencilla. Por eso fomentamos el seguimiento proactivo: estamos conectados y comunicados, tanto con los clientes como con sus proveedores, para facilitar y agilizar el proceso. De hecho, durante el último año, aumentó un 8% el volumen de contratistas con documentación presentada en tiempo y forma”.
Entre las características diferenciales del servicio, se encuentra el conocimiento integral de las disciplinas involucradas en el control de contratistas, un equipo de referentes de proyectos de alta complejidad en materia de auditoría y control, y la tecnología más potente y flexible al servicio de los clientes, sumado al conocimiento y soporte integral de otras áreas de Gestión Compartida como Riesgos, Seguros y Recursos Humanos.
La solución para cada tipo de industria
Un ejemplo claro de tercerización es el que ocurre en el sector petrolero, el cual se caracteriza por tercerizar casi un 80% de su presupuesto anual, lo que hace que su gestión de contratistas sea un pilar fundamental en la operación diaria. Además, al ser una actividad de alto riesgo, sus estadísticas de accidentalidad laboral e incidencias ambientales hacen que las medidas a implementar sean más rígidas que la de otros sectores que tienen un menor impacto en temas de seguridad e higiene.
Esto mismo se puede aplicar al resto de las industrias: minería, energía, consumo masivo, automotriz. “Nuestra amplia trayectoria en el área de auditoría, consultoría y tecnología de la información, nos permite brindar un servicio de excelencia basado en rigurosos controles; manteniendo un contacto directo y personalizado con los contratistas, proveedores de servicios, y, sobre todo, los clientes”, explica Etcheverry.
Y detalla: “Nuestra solución tecnológica es flexible ante los requerimientos específicos de cada cliente y tipo de industria, para lograr que las actividades de control sean efectivas. Los controles se basan en la aplicación de las mejores prácticas de gestión de riesgos y cumplimiento regulatorio en cada mercado, brindando así una solución completa al control de contratistas, empleados y vehículos”.
Partnership tecnológico
A finales de 2014, Gestión Compartida formalizó una alianza estratégica con Exactian, plataforma líder en el mercado latinoamericano, cuya solución se encuentra en el cloud de AWS, lo cual representa una ventaja, entre otras, en cuanto a seguridad informática, muy requerida por empresas multinacionales.
En la actualidad, más de 120 empresas utilizan esta solución que administra un volumen que supera los 485.000 recursos mensuales, entre empleados y vehículos, agrupados en más de 25.000 empresas contratistas.
“Sin duda el control de contratistas es un servicio relevante que actualmente requiere know how, seguimiento y tecnología para responder a las necesidades de negocio de las empresas”, concluyó Etcheverry.
Acerca de Gestión Compartida
Gestión Compartida es la empresa de Consultoría, Tecnología y Outsourcing del Grupo Clarín que nació hace 21 años como Centro de Servicios Compartidos. Gestión Compartida ha evolucionado en sus soluciones y hoy es reconocida en el mercado por ser la empresa número 1 de Payroll en Argentina, sus capacidades de transformación digital, su expertise en la gestión de riesgos y por ser el centro de operaciones más importante del país.
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Fiorella Lotti
D’Alessio IROL
